Dịch vụ chuyển văn phòng

14
0

Tương tự như dịch vụ chuyển nhà thì dịch vụ chuyển văn phòng lại có mức độ phức tạp và nhiều yêu cầu cao hơn nhưng nhìn đều là việc vận chuyển đồ đạc một cách an toàn cho khách hàng. Với hàng ngàn sự lựa chọn ngoài kia về loại hình dịch vụ vận chuyển thì bạn cần trang bị cho mình những kiến thức cơ bản để sàng lọc và đưa ra lựa chọn sáng suốt.

Bài viết của review.com.vn sẽ đem đến cho bạn đọc nền tảng kiến thức cơ bản hỗ trợ bạn trong quá trình đưa ra quyết định sử dụng dịch vụ của bất kì thương hiệu nào nhé!

1. Dịch vụ chuyển văn phòng là gì?

Là loại hình dịch vụ vận chuyển đồ đạc của công ty với bên vận chuyển theo yêu cầu và mong muốn từ địa điểm cũ đến địa điểm mới về tất tần tật từ A đến Z cho doanh nghiệp khi có nhu cầu. Thay vì sử dụng nguồn nhân lực tại công ty, bên dịch vụ sẽ cung cấp nhân lực thực hiện lẫn vật dụng cần có cho quá trình vận chuyển.

2. Sự cần thiết của dịch vụ chuyển văn phòng

Quá trình di chuyển văn phòng làm việc ít nhiều sẽ gây ảnh hưởng tiến trình công việc của công ty và đặc biệt khó khăn nếu quá trình chuyển văn phòng không được tối ưu hoá giai đoạn, hỗ trợ cho công ty. Vì vậy, dịch vụ chuyển văn phòng hoàn toàn đáp ứng được các nhu cầu và đem lại lợi ích không nhỏ như sau:

Đảm bảo về thời gian: Nếu như tự vận chuyển văn phòng thì bạn sẽ có thể mất nhiều giờ hay nhiều ngày cho việc đóng gói, phân loại đồ đạc thì hi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng giai đoạn này sẽ được tối ưu hoá để tiết kiệm thời gian đưa công ty đi vào luồng hoạt động sớm nhất.

Không gây hao tổn sức lực cho đội ngũ nhân viên: Tình trạng nhân viên lo sợ bê vác nặng nề hay cồng kềnh, tạo áp lực mệt mỏi sẽ không diễn ra mà thay vào đó bên dịch vụ cung cấp người hoàn thành các công việc vận chuyển văn phòng, đảm bảo tình trạng sức lực cho nhân viên công ty.

Nguồn chi phí không phải bỏ ra quá nhiều: Thay vì chi tiền cho nhiều công đoạn khi tự vận chuyển văn phòng như: thuê xe chở, thuê nhân công mang đồ nặng, chi phí xăng xe vận chuyển,.. lựa chọn dịch vụ vận chuyển là hoàn toàn phù hợp với mức chi phí cố định, tránh được phát sinh chi phí không đáng có.

Tính an toàn được đề cao: Do là hình thức vận chuyển cho công ty nên vô cùng quan trọng về độ an toàn do nó có thể gây ảnh hưởng  hoạt động của công ty. Quá trình diễn ra ký kết cũng rõ ràng minh bạch về bảo mật thông tin và trải nghiệm dịch vụ chất lượng, đảm bảo được đền bù khi có sự cố phát sinh từ phía đơn vị chuyển văn phòng.

3. Một số nguyên nhân chuyển văn phòng phổ biến

  • Nâng cao quy mô kinh doanh
  • Giảm bớt chi phí
  • Không gian thừa nhiều
  • Hết hạn hợp đồng
  • Lựa chọn địa điểm khu vực mới
  • ……

Thủ tục chuyển văn phòng cần có của công ty

Chuyển văn phòng không đơn giản chỉ là vận chuyển các đồ đạc tài sản hữu hình mà còn liên quan đến các thủ tục pháp lý thoả mãn điều kiện mới được chuyển văn phòng. Quy trình thực hiện như sau:

  • Lập hồ sơ trình báo với cơ quan thuế: Trước khi có thể di chuyển văn phòng làm việc qua địa điểm mới là báo cáo với cơ quan thuế đang làm việc với hồ sơ công ty, đây là bước bắt buộc theo quy định của pháp luật là trước khi thay đổi địa điểm làm việc phải thực hiện khai báo với cơ quan thuế quản lý. Hồ sơ nộp khai báo theo quy định của cơ quan nhà nước yêu cầu.
  • Chờ kết quả hồ sơ từ cơ quan thuế: Trong quá trình này, cơ quan thuế sẽ gửi về công ty các yêu cầu về giấy tờ pháp lý cũng như những nội dung cần triển khai, nhiệm vụ của công ty và thực hiện khai báo bổ sung cần thiết chính xác và hoàn thành các khoản thuế theo quy định.
  • Gửi hồ sơ đến phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh của Sở kế hoạch & Đầu tư quận, huyện là nơi công ty sẽ hoàn tất hồ sơ xin thay đổi địa chỉ công ty
  • Xin cấp đổi lại con dấu

4. Những điều cần lưu ý khi chuyển văn phòng

Xây dựng kế hoạch vận chuyển 

Ngay cả khi vận chuyển nhà cũng còn cần lên kế hoạch cụ thể đạt hiệu quả thì việc lên kế hoạch vận chuyển văn phòng càng quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết. Vì sao vậy? Vì đây là môi trường làm việc, tạo nên hiệu suất cho công ty nên việc thiết kế một bản kế hoạch hoàn chỉnh từng vai trò người tham gia và thực hiện giúp cho công ty hoàn toàn kiểm soát được trong phạm vi của mình.

Bên cạnh đó, xây dựng kế hoạch thì cần phải dự trù sẵn cho doanh nghiệp các phương án phụ để quá trình diễn ra có xảy ra sự cố vẫn có thể thực hiện bằng các biện pháp phụ thay vào.

Lên thời gian vận chuyển văn phòng thích hợp

Nếu cần chuyển văn phòng gấp thì cần lựa chọn ngày cuối tuần không làm ảnh hưởng công việc của nhân viên trong công ty, còn nếu trường hợp chưa cần gấp thì lựa chọn ngày thích hợp vận chuyển văn phòng qua địa điểm mới. Cũng cần chú ý thời gian vận chuyển không vượt quá thời gian kế hoạch dự tính cho phép, vượt quá thời gian cần thiết lập thời gian lại cho hợp lý nhất.

Ngoài ra, yếu tố thời hạn hợp đồng thuê là vô cùng quan trọng về địa điểm cũ đã hết thời hạn thuê và địa điểm mới đã sẵn sàng cho việc chuyển qua hay chưa.

Đóng gói các vật dụng, tài liệu quan trọng trước 

Khâu này sẽ do nhân viên nội bộ công ty thực hiện phân chia, đóng gói những thứ quan trọng giữ an toàn thông tin kinh doanh không bị rò rỉ ra bên ngoài. Tổng hợp lại số thùng sẽ vận chuyển riêng và đánh dấu tránh nhầm lẫn tài liệu giữa các phòng ban, báo cho bên vận chuyển văn phòng những thứ sẽ do công ty chịu trách nhiệm mang riêng.

Tính toán chi phí cho dịch vụ chuyển văn phòng 

Sau khi xong các công việc trên, công việc này sẽ quyết định quá trình vận chuyển cần tiêu tốn bao nhiêu ngân sách, chi phí phát sinh trong khoảng bao nhiêu thì đạt yêu cầu. Không tiêu tốn quá nhiều vào việc vận chuyển văn phòng mà nên cân đối ngân sách vừa phải mà vẫn đảm bảo sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng chất lượng. Các khoản phí cần sử dụng như phí thuê dịch vụ trọn gói, phí mua vật dụng: thùng giấy, keo, kéo,.. cho vận chuyển tài liệu riêng, số lượng đồ đạc cần chuyển.

Hoàn tất các hoạt động bàn giao lại địa điểm cũ 

Công việc này cần được giải quyết nhanh và dứt khoát có thể thuận tiện cho việc thuê chỗ mới, bàn giao lại đầy đủ và tuân thủ theo hợp đồng ký kết tránh sau này liên quan các vấn đề về mặt pháp lý. Đặc biệt, là cần sự đồng nhất từ hai bên trong quá trình hoàn tất thủ tục bàn giao theo đúng pháp luật.

Theo sát quá trình vận chuyển và kiểm kê tổng tài sản sau khi nhận 

Đây là bước cuối cùng kết thúc cũng là bước chủ chốt bảo vệ tài sản công ty, việc theo dõi quy trình vận chuyển bắt đầu từ giai đoạn đóng gói, vận chuyển hay mang vào địa điểm văn phòng mới luôn có sự giám sát hàng hoá tránh xảy ra tình trạng thất lạc. Kiểm kê lại tổng tài sản một lần nữa khi nhận đồ từ dịch vụ chuyển văn phòng, nếu đầy đủ sẽ kết thúc hợp đồng và thanh toán các khoản chi phí, ngược lại nếu không đầy đủ theo như trước khi chuyển đi thì bên vận chuyển văn phòng sẽ đưa ra các chính sách giải quyết thoả đáng cho công ty.

5. 4 tiêu chí lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp

1. Chất lượng của dịch vụ 

Dù sử dụng sản phẩm hay là dịch vụ đi chăng nữa thì chất lượng luôn là thứ được quan tâm hàng đầu, thường được đánh giá qua việc nhân viên chăm sóc khách hàng chu đáo, nắm bắt và đáp ứng thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Hầu hết các công ty dịch vụ hiện nay đều chú trọng vào các khâu tiếp xúc với khách hàng để lấy được lòng tin sử dụng dịch vụ. Chính vì vậy, công ty cần lựa chọn sát với tiêu chí công ty đưa ra.

2. Chi phí dịch vụ ở mức thoả đáng 

Thường rơi vào trường hợp ” tiền nào của nấy”, nếu chi phí thấp thì khối lượng công việc ít và không có nhiều chính sách đảm bảo và ngược lại chi phí cao cũng tương ứng lợi ích nhận được cũng sẽ cao. Nên việc thoả thuận chi phí với bên đơn vị dịch vụ chuyển phòng sao cho hợp lý với khối lượng công việc là hoàn toàn cần thiết.

3. “Thời gian là vàng là bạc”

Tại sao lại nói như vậy? Chuyển nhà có thể dời ngày hay thậm chí lâu hơn so với thời gian dự kiến nhất định nhưng đối với một công ty thì thời gian cần được tối ưu hoá theo lịch trình nhất định, không gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Chậm trễ so với thời gian kế hoạch làm cho công việc của công ty trì trệ, không đi vào luồng công việc hiệu quả.

4. An toàn và bảo mật 

Ký kết hợp đồng giữa bên cung cấp dịch vụ và công ty phải bảo mật, tránh làm lộ thông tin công ty đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc. Nói đến an toàn ở đây là việc hàng hoá khi đến tay người nhận sẽ hoàn chỉnh, mà không bị thất thoát hàng hoá và gây hỏng thiết bị. Có các chính sách chăm sóc khách hàng, phương pháp hỗ trợ mỗi khi khách hàng có vấn đề cần được giải quyết.

Lựa chọn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng sẽ không còn khó khăn khi bạn đã bổ sung cho mình những kiến thức cơ bản cần thiết cho quá trình này. Bài viết review.com.vn hi vọng sẽ hữu ích khi bạn lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *